MỘT SỐ QUY ĐỊNH XỬ PHẠT VI PHẠM HÀNH CHÍNH TRONG LĨNH VỰC LƯU TRỮ

Ngày 21/01/2026, Chính phủ ban hành Nghị định số 31/2026/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ.

Nghị định này gồm 4 chương, 22 điều quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ, bao gồm: (1) Hành vi vi phạm hành chính về thực hiện nghiệp vụ lưu trữ và về hoạt động dịch vụ lưu trữ; (2) Hành vi vi phạm hành chính đã kết thúc và hành vi vi phạm hành chính đang thực hiện; (3) Hình thức xử phạt, mức xử phạt, biện pháp khắc phục hậu quả đối với từng hành vi vi phạm hành chính; (4) Đối tượng bị xử phạt; (5) Thẩm quyền xử phạt, mức phạt tiền cụ thể của các chức danh và thẩm quyền lập biên bản đối với hành vi vi phạm hành chính; (6) Việc thi hành các hình thức xử phạt vi phạm hành chính và biện pháp khắc phục hậu quả trong lĩnh vực lưu trữ.

Các hành vi vi phạm hành chính liên quan đến tài liệu bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực an ninh, trật tự, an toàn xã hội; phòng, chống tệ nạn xã hội; phòng, chống bạo lực gia đình.

Các hành vi vi phạm hành chính liên quan đến lĩnh vực lưu trữ không được quy định tại Nghị định này thì áp dụng quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý nhà nước có liên quan để xử phạt.

Một số nội dung trọng tâm được quy định tại Nghị định số 31/2026/NĐ-CP của Chính phủ, cụ thể:

1. Đối tượng áp dụng

a) Tổ chức, cá nhân Việt Nam và tổ chức, cá nhân nước ngoài có hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ trên lãnh thổ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

b) Tổ chức là đối tượng bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Nghị định này bao gồm:

- Cơ quan nhà nước có hành vi vi phạm hành chính mà hành vi đó không thuộc nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ;

- Đơn vị sự nghiệp công lập;

- Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức chính trị xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp;

- Đơn vị vũ trang nhân dân;

- Tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định của Luật Doanh nghiệp, Luật Hợp tác xã;

- Các tổ chức khác được thành lập theo quy định của pháp luật;

c) Người có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính, người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính và áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả trong lĩnh vực lưu trữ;

d) Cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến việc xử phạt vi phạm hành chính quy định tại Nghị định này.

2. Hình thức xử phạt, mức phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ

Nghị định quy định 2 hình thức xử phạt hành chính trong lĩnh vực lưu trữ gồm cảnh cáo và phạt tiền.

Hình thức xử phạt bổ sung trong lĩnh vực lưu trữ là tước quyền sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ có thời hạn từ 3-6 tháng.

Việc xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ trên môi trường điện tử được thực hiện theo quy định tại Điều 28a, Điều 28b Nghị định số 118/2021/NĐ-CP, ngày 23/12/2021 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Xử lý vi phạm hành chính được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 68/2025/NĐ-CP, ngày 18/3/2025 và Nghị định số 190/2025/NĐ-CP, ngày 8/7/2025.

Mức phạt tiền tối đa đối với cá nhân thực hiện hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ là 30 triệu đồng, đối với tổ chức là 60 triệu đồng.

Mức phạt tiền đối với hộ kinh doanh, hộ gia đình có hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ thực hiện như mức phạt tiền đối với cá nhân.

3. Các hành vi vi phạm hành chính

Nghị định quy định chi tiết 10 hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ gồm: (1) các hành vi bị nghiêm cấm trong lĩnh vực lưu trữ; (2) thu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử; (3) chỉnh lý tài liệu; (4) bảo quản tài liệu lưu trữ; (5) hủy tài liệu lưu trữ; (6) sử dụng tài liệu lưu trữ; (7) số hóa tài liệu lưu trữ; (8) tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; (9) quản lý, sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; (10) quản lý, sử dụng Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ.

4. Thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ:

a) Người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại các Điều 17,18 và 19 Nghị định này có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính đối với hành vi vi phạm hành chính thuộc lĩnh vực, phạm vi quản lý của mình.

b) Công chức, viên chức, người được giao thực hiện nhiệm vụ thanh tra về lưu trữ theo quy định của pháp luật về thanh tra và pháp luật khác có liên quan có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao.

c) Công chức, viên chức, người được giao thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, kiểm tra chuyên ngành theo quy định của pháp luật về kiểm tra chuyên ngành và pháp luật khác có liên quan có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao.

5. Thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ, bao gồm:

a) Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp;

b) Cơ quan Thanh tra;

c) Thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính của các chức danh khác: Giám đốc Sở Nội vụ; Thủ trưởng tổ chức thuộc Bộ Nội vụ được giao thực hiện nhiệm vụ kiểm tra trong lĩnh vực lưu trữ thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ; Thẩm quyền của Công an nhân dân; Trưởng đoàn kiểm tra do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thành lập…

6. Điều khoản chuyển tiếp của Nghị định: Đối với hành vi vi phạm hành chính về chỉnh lý tài liệu quy định tại Điều 8 Nghị định này, việc xác định hành vi vi phạm căn cứ quy định tại điểm a và điểm b khoản 1 Điều 65 Luật Lưu trữ.

Nghị định này có hiệu lực thi hành từ ngày 08 tháng 03 năm 2026./.

Mạc Thị Hợp – Chuyên viên Văn phòng Sở