Hội nghị tập huấn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ điện tử trên hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử

Nhằm nâng cao kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ điện tử; đồng thời hướng dẫn công chức, viên chức thao tác trên Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử, đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ; trong 2 ngày, từ ngày 05/11 đến ngày 06/11/202026, Sở Nội vụ phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ và VNPT Đồng Nai tổ chức Hội nghị tập huấn công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ điện tử trên Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử cho các xã, phường khu vực Nam Đồng Nai theo Kế hoạch số 258/KH-UBND ngày 14/9/2026 của Chủ tịch UBND thành phố. 

Tham dự Hội nghị có bà Hi Hoàng Khánh Linh - Trưởng phòng CCHC&VTLT - Sở Nội vụ; Đại diện VNPT Đồng Nai và hơn 666 học viên là công chức tham mưu công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và công chức, viên chức trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ tại các phòng chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND 55 xã, phường khu vực Nam Đồng Nai.

Được sự ủy quyền của lãnh đạo Sở Nội vụ, Bà Hi Hoàng Khánh Linh - Trưởng Phòng CCHC&VTLT, Sở Nội vụ dự và phát biểu chỉ đạo tại Hội nghị; Bà nhấn mạnh: công tác lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử không chỉ là yêu cầu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ mà còn là trách nhiệm của từng công chức, viên chức trong thực thi công vụ; đồng thời là một trong những nội dung phục vụ đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ của đơn vị, cá nhân và tiêu chí đánh giá chỉ số cải cách hành chính hằng năm của cơ quan, đơn vị.

Bà Hi Hoàng Khánh Linh - Trưởng phòng CCHC&VTLT 
phát chỉ đạo tại Hội nghị

Trên cơ sở đó, để công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ điện tử được triển khai đồng bộ, thực chất và hiệu quả, bà Hi Hoàng Khánh Linh đề nghị các cơ quan, đơn vị quan tâm rà soát, cập nhật Danh mục hồ sơ hằng năm; phân công rõ trách nhiệm lập hồ sơ đối với từng cá nhân, bộ phận chuyên môn; thường xuyên theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc mở hồ sơ, cập nhật tài liệu, kết thúc hồ sơ và nộp lưu theo đúng quy định. Đối với công chức, viên chức trực tiếp giải quyết công việc, cần chủ động lập hồ sơ ngay từ khi bắt đầu xử lý công việc, thường xuyên cập nhật đầy đủ văn bản, tài liệu phát sinh, bảo đảm hồ sơ phản ánh đầy đủ quá trình và kết quả giải quyết công việc. Sau tập huấn, các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm tổ chức triển khai, hướng dẫn lại cho công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị; xác định tiến độ, phân công trách nhiệm và thường xuyên kiểm tra kết quả thực hiện.

Tại Hội nghị, bà Lâm Thị Diệu - Phó Trưởng phòng Cải cách hành chính và Văn thư, lưu trữ, Sở Nội vụ trực tiếp hướng dẫn các nội dung nghiệp vụ về xây dựng, ban hành Danh mục hồ sơ; mở hồ sơ, thu thập và cập nhật văn bản, tài liệu trong quá trình giải quyết công việc; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ và thực hiện trình tự, thủ tục nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ hiện hành. Đồng thời, làm rõ vai trò, trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan, công chức, viên chức phụ trách văn thư, lưu trữ và CCVC  trực tiếp giải quyết công việc trong quá trình lập và quản lý hồ sơ điện tử.

Bà Lâm Thị Diệu Phó trưởng phòng CCHC&VTLT - Báo cáo viên tại Hội nghị

Bên cạnh nội dung hướng dẫn nghiệp vụ, VNPT Đồng Nai phối hợp hướng dẫn học viên thực hành trực tiếp trên Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử và Hệ thống quản lý văn bản và điều hành DNIS. Các học viên được hướng dẫn thao tác cập nhật Danh mục hồ sơ, mở hồ sơ, liên kết văn bản đi, văn bản đến, cập nhật tài liệu, kết thúc hồ sơ và thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử.

Ông Cao Bá Dương - VNPT Đồng Nai báo cáo viên tại Hội nghị

Sau phần hướng dẫn nghiệp vụ, thao tác phần mềm, các học viên được trao đổi, giải đáp những khó khăn, vướng mắc liên quan đến nghiệp vụ lập và nộp lưu hồ sơ, đến tài khoản, thao tác, kết nối và đồng bộ dữ liệu trong quá trình sử dụng Hệ thống.

Hội nghị tập huấn góp phần nâng cao nhận thức, trách nhiệm và kỹ năng nghiệp vụ cho đội ngũ công chức, viên chức; từng bước đưa công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ điện tử đi vào nền nếp, bảo đảm hồ sơ được lập đầy đủ, quản lý chặt chẽ và nộp lưu đúng quy định, góp phần thực hiện hiệu quả công tác cải cách hành chính và chuyển đổi số tại các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn thành phố Đồng Nai./.