(Thành viên đoàn kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ tại Phòng Văn hóa Khoa học và Thông tin  huyện Tân Phú)

(Thành viên đoàn kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ tại Phòng Kinh tế, Hạ tầng và Đô thị  huyện Tân Phú)

Qua kiểm tra các đơn vị nêu trên, Đoàn nhận xét một số nội dung sau:

1. Đối với công tác bàn giao hồ sơ tài liệu: Nhìn chung, 3 đơn vị đều là những đơn vị thuộc diện sắp xếp lại tổ chức bộ máy theo Nghị quyết 01/NQ-HĐND ngày 27/02/2025 của HĐND huyện, do đó đều phải thực hiện công tác bàn giao hồ sơ tài liệu. Tuy nhiên, qua kiểm tra thực tế, các đơn vị chưa thực hiện tốt nội dung này. Cụ thể:

 Phòng Kinh tế, Hạ tầng và Đô thị: chưa có biên bản bàn giao nhiệm vụ, bàn giao hồ sơ, tài liệu đang xử lý về lĩnh vực khoa học và công nghệ từ Phòng Kinh tế, Hạ tầng về Phòng Kinh tế, Hạ tầng và Đô thị mới để tiếp tục giải quyết (đơn vị báo cáo do không có nhiệm vụ nào đang giải quyết xong); Đối với việc tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của Phòng Kinh tế, Hạ tầng: Phòng Kinh tế, Hạ tầng chưa thống kê, bàn giao toàn bộ hồ sơ đã giải quyết xong giai đoạn 2016-3/2025 (khoảng 50 mét) sang Phòng Kinh tế, Hạ tầng và Đô thị tiếp nhận và quản lý.

Phòng Nông nghiệp và Môi trường: chưa tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của Phòng Tài nguyên và Môi trường (30 mét), Phòng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn (56 mét); chưa nhận bàn giao hồ sơ, tài liệu đang xử lý của 02 phòng nêu trên để tiếp tục theo dõi, xử lý công việc. Riêng hồ sơ, tài liệu lĩnh vực giảm nghèo, Phòng Nông nghiệp và Môi trường hiện chưa tiếp nhận hồ sơ đang giải quyết của Phòng Lao động- Thương binh Xã hội để tiếp tục giải quyết (do chưa có biên bản bàn giao nhiệm vụ, hồ sơ, tài liệu của Phòng Lao động- Thương binh Xã hội).

Phòng Văn hoá, Khoa học và Thông tin chưa tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của Phòng Văn hoá và Thông tin (18,5 mét), đồng thời Phòng Văn hoá, Thông tin chưa thống kê hồ sơ đang xử lý để bàn giao sang Phòng Văn hoá, Khoa học và Thông tin kể từ ngày 01/3/2025 để giải quyết tiếp. Đối nhiệm vụ quản lý về khoa học và công nghệ chỉ tiếp nhận nhiệm vụ, chưa có nhận bàn giao hồ sơ đang giải quyết hoặc chưa đến hạn xử lý để theo dõi xử lý tiếp (đơn vị báo cáo do Phòng Kinh tế và Hạ tầng trao đổi không có các nhiệm vụ chưa xý lý để bàn giao).

2. Việc chấp hành các quy định của pháp luật về công tác văn thư

a) Việc bố trí nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ

Nhìn chung, các đơn vị đã bố trí công chức làm công tác văn thư, lưu trữ. Tuy nhiên, không đúng chuyên môn nghiệp vụ và chưa được đào tạo qua các lớp bồi dưỡng về công tác văn thư, lưu trữ.

b) Việc xây dựng, ban hành văn bản về công tác văn thư, lưu trữ

Qua kiểm tra thực tế, do mới thành lập nên các đơn vị chưa triển khai và ban hành các văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ từ ngày 01/3/2025: Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan; Danh mục hồ sơ cơ quan…

Các đơn vị đã thực hiện quản lý văn bản đi, đến trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành dùng chung của tỉnh. Tuy nhiên, đối với Phòng kinh tế - Hạ tầng và Đô thị: mở sổ đăng ký văn bản đi lấy số tiếp tục theo số văn bản đi đơn vị cũ (Phòng Kinh tế, Hạ tầng), không thực hiện lấy lấy số văn bản đi bắt đầu từ số 01 kể từ ngày 01/3/2025 thành lập Phòng Kinh tế, Hạ tầng và Đô thị.

Phòng Nông nghiệp và Môi trường và Phòng Văn hóa, Khoa học và Thông tin đã mở sổ đăng ký văn bản đi lấy số bắt đầu từ số 01 từ ngày 01/3/2025. Tuy nhiên, Phòng Nông nghiệp và Môi trường mẫu sổ đăng ký văn bản đi (sổ giấy) chưa đảm bảo các trường thông tin theo Phụ lục IV của Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư ( thiếu cột ngày chuyển; ký nhận). Đối với mẫu sổ đăng ký văn bản đến, đơn vị chưa cập nhật theo mẫu mới theo Phụ lục VI của Nghị định 30/2020/NĐ-CP (thiếu cột ngày chuyển); chưa tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của Phòng Tài nguyên và Môi trường (30 mét), Phòng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn (56 mét); chưa nhận bàn giao hồ sơ, tài liệu đang xử lý của 02 phòng nêu trên để tiếp tục theo dõi, xử lý công việc. Riêng hồ sơ, tài liệu lĩnh vực giảm nghèo, Phòng Nông nghiệp và Môi trường hiện chưa tiếp nhận hồ sơ đang giải quyết của Phòng Lao động- Thương binh Xã hội để tiếp tục giải quyết (do chưa có biên bản bàn giao nhiệm vụ, hồ sơ, tài liệu của Phòng Lao động- Thương binh Xã hội).

Như vậy, bên cạnh những mặt đạt được như mở sổ đăng ký văn bản đi lấy số bắt đầu từ số 01 từ ngày 01/3/2025 (02 đơn vị). Còn lại các đơn vị vẫn còn tồn tại, hạn chế như: bố trí công chức làm công tác văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm, chưa đúng chuyên môn nghiệp vụ.Vì vậy, gặp nhiều khó khăn trong việc tham mưu, tổ chức thực hiện các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ.

Đoàn kiểm tra đã đề nghị Phòng Nội vụ huyện Tân Phú tiếp tục tham mưu UBND huyện chỉ đạo các phòng, ban chuyên môn thực hiện nghiêm túc quy định của pháp luật về lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Cụ thể đối với 03 đơn vị nêu trên phải tiến hành rà soát, thống kê số hồ sơ, tài liệu cần bàn giao (đã giải quyết xong, chưa giải quyết xong để tiếp tục xử lý…), đồng thời tham mưu lãnh đạo ban hành các văn bản hướng dẫn, quy định, quy chế:  Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan; Danh mục hồ sơ cơ quan…để đưa công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp, ổn định, đạt hiệu quả cao, đáp ứng yêu cầu của tình hình mới./.