​Sáng ngày 11/4/2025, Đoàn công tác của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước do Phó Cục trưởng Trần Trung Kiên làm trưởng đoàn đã đến và làm việc với Sở Nội vụ tỉnh Đồng Nai.

(Phó Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Trần Trung Kiên

phát biểu tại buổi làm việc )

Tham gia Đoàn công tác có Ông Nguyễn Xuân Hùng- Điều hành Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IV; Bà Nguyễn Ngọc Châu – Điều hành Phòng Nghiệp vụ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IV; Bà Nguyễn Thị Duyên- Lưu trữ viên chính- Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IV.

Đón tiếp và làm việc với Đoàn công tác, đối với các đơn vị, địa phương, về phía Sở Nội vụ có Phó Giám đốc Sở – Ông Nguyễn Quốc Vũ; Trưởng phòng Cải cách hành chính và Văn thư Lưu trữ- Bà Hi Hoàng Khánh Linh; Phó Trưởng phòng Cải cách hành chính và Văn thư Lưu trữ -Bà Lâm Thị Diệu; Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh – Ông Trần Võ Chí Cường; Phó Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh – Ông Nguyễn Quốc Vũ; Trưởng phòng Tổ chức Biên chế - Ông Trương Quốc Phong; Phó Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ - Ông Võ Hoàng Khai; Phó Giám đốc Sở Tài chính – Bà Đoàn Thị Ngọc Vân; Phó Chánh Văn phòng Sở Tài chính – Ông Lê Đình Toàn; Phó Chánh Văn phòng Sở Xây dựng – Bà Nguyễn Thị Huyền Trinh; Phó Chánh Văn phòng Sở Nông nghiệp và Môi trường- Ông Bùi Xuân Việt; Chánh Văn phòng UBND Thành phố Biên Hoà – Ông Kiều Công Đức; Phó Trưởng phòng Nội vụ Thành phố Biên Hoà- Ông Nguyễn Thành Trưởng; Phó Trưởng phòng Nội vụ huyện Trảng Bom – Bà Đào Thị Trúc Lan; Phó Giám đốc Trung tâm Văn hoá – Thông tin- Thể thao Bà Tăng Thuỳ Phương Khánh; Phó Chủ tịch UBND thị trấn Trảng Bom – Ông Nguyễn Thanh Vinh; Phó Chủ tịch UBND huyện Vĩnh Cửu-Bà Trần Thanh Đan Châu; Phó Trưởng phòng Phòng Nội vụ- Bà Phan Thị Thu Thảo; Chủ tịch UBND xã Tân Bình – Ông Nguyễn Thúc Quân…cùng với sự tham dự của các đồng chí là lãnh đạo, công chức, viên chức một số đơn vị, địa phương đến dự để nghe hướng dẫn về công tác bàn giao hồ sơ, tài liệu khi sắp xếp tổ chức bộ máy.

Mở đầu buổi làm việc, Ông Nguyễn Quốc Vũ – Phó Giám đốc Sở Nội vụ, thay mặt Ban lãnh đạo bày tỏ sự biết ơn chân thành và sâu sắc tới Phó Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cùng với Đoàn công tác đã dành thời gian quan tâm, về với địa phương để hỗ trợ, hướng dẫn công tác bàn giao hồ sơ, tài liệu khi sắp xếp tổ chức bộ máy.

(Ông Nguyễn Quốc Vũ- Phó Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Đồng Nai phát biểu tại buổi làm việc)

Báo cáo với Đoàn công tác của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Bà Hi Hoàng Khánh Linh – Trưởng phòng CCHC&VTLT cho biết, tỉnh Đồng Nai có 14 sở ban ngành, 10 đơn vị sự nghiệp thuộc UBND tỉnh, 11 đơn vị hành chính cấp huyện và 159 xã, phường, thị trấn. Hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh chủ yếu là tài liệu hành chính hình thành trong hoạt động quản lý và điều hành của các đơn vị, địa phương.

Ngoài ra, tại tỉnh Đồng Nai có đặc thù tại 11 huyện, thành phố bố trí Kho lưu trữ huyện để bảo quản hồ sơ, tài liệu của các phòng chuyên môn thuộc huyện, do Trung tâm văn hóa, Thông tin và Thể thao quản lý.

Bên cạnh những mặt đã đạt được về công tác tham mưu triển khai hướng dẫn bàn giao hồ sơ khi sắp xếp tổ chức bộ máy Bà Hi Hoàng Khánh Linh tập trung nhấn mạnh những khó khăn, vướng mắc cũng như đề xuất, kiến nghị để được Trung ương hướng dẫn giúp địa phương tháo gỡ.

Hiện tại, hồ sơ, tài liệu tồn đọng của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh giai đoạn từ năm 2015 trở về trước còn rất nhiều (khoảng 15.000 mét); đối với tài liệu giai đoạn từ năm 2016 đến nay vẫn còn tình trạng sắp xếp sơ bộ theo vấn đề vụ việc, chưa được chỉnh lý hoàn chỉnh. Do đó, công tác thống kê, sắp xếp, đóng gói, tập kết bàn giao hồ sơ, tài liệu còn gặp khó khăn.

Việc triển khai Văn bản số 414/BNV-VTLTNN ngày 19/3/2025, tỉnh Đồng Nai đang gặp khó khăn, lúng túng trong triển khai hướng dẫn các đơn vị, địa phương thực hiện thống kê, sắp xếp, đóng gói, tập kết bàn giao hồ sơ, tài liệu do các nội dung tại Văn bản số 414/BNV-VTLTNN chưa được cụ thể.

Hồ sơ, tài liệu giấy: đối với địa điểm tập kết, bàn giao hồ sơ, tài liệu của các phòng chuyên môn thuộc UBND cấp huyện bàn giao như thế nào, đơn vị chịu trách nhiệm bảo quản tài liệu trước, trong khi sắp xếp tổ chức bộ máy.

Đối với tài liệu của 159 xã, phường, thị trấn thì được tập kết, bảo quản tại chỗ hay phải chọn địa điểm bảo quản tập trung.

Công tác thống kê, sắp xếp, tiếp nhận, phối hợp bảo quản tại chỗ chưa được hướng dẫn rõ tại Văn bản số 414/BNV-VTLTNN, cũng như chưa có quy trình thực hiện để địa phương hướng dẫn các đơn vị đồng bộ, thống nhất.

Ngoài ra đối với tài liệu là các cuốn công báo đang lưu trữ tại đơn vị đặc biệt là UBND cấp xã, phường, thị trấn rất nhiều, tốn diện tích bảo quản, tuy nhiên chưa có quy định về thời hạn bảo quản đối với tài liệu công báo đang lưu trữ tại các đơn vị được cấp, phát công báo.

Về hồ sơ, tài liệu điện tử, tỉnh Đồng Nai đang sử dụng Phần mềm QLVB và điều hành dùng chung của tỉnh, do Trung tâm CNTT thuộc Sở Nông nghiệp và Môi trường phát triển (có chức năng quản lý văn bản điện tử, lưu trữ hồ sơ điện tử); tuy nhiên tỉnh chưa có Kho lưu trữ số, do đó khó khăn trong đóng gói, khoanh vùng dữ liệu văn bản, tài liệu điện tử để phục vụ bàn giao dữ liệu trên Hệ thống sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy..

Việc triển khai Văn bản số 851/BNV-CVT&LTNN ngày 01/4/2025 của Bộ Nội vụ: Hiện tại, hồ sơ, tài liệu tồn đọng của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh chưa được chỉnh lý hoàn chỉnh (đặc biệt là các phòng ban, xã, phường, thị trấn). Vì vậy, trong giai đoạn hiện nay, tỉnh gặp khó khăn trong việc triển khai công tác số hóa tài liệu theo quy trình hướng dẫn của Bộ Nội vụ tại Văn bản số 851/BNV-CVT&LTNN.

(Bà Hi Hoàng Khánh Linh – Trưởng phòng CCHC&VTLT Sở Nội vụ báo cáo tại buổi làm việc)

 Tiếp theo buổi làm việc, Ông Trần Võ Chí Cường – Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh báo cáo Đoàn công tác về thực trạng Kho Lưu trữ chuyên dụng của tỉnh.

Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh có quy mô diện tích tự nhiên là 3.187 m², tổng diện tích sàn xây dựng là 7.269 m², trong đó Khu Kho là 5.200 m², gồm 08 tầng (sứa chứa khoảng 12.000 mét giá tài liệu) được lắp đặt hệ thống điện, hệ thống phòng cháy chữa cháy, hệ thống máy lạnh, hệ thống hút ẩm và hệ thống camera chuyên dụng,…để bảo quản tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn và Khu hành chính là 2.069 m², với 05 tầng để bố trí các phòng chức năng làm việc.

Hiện nay, Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh đang bảo quản khoảng 6.500 mét giá tài liệu, trong đó gồm: 2.000 mét giá tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn với 135 phông lưu trữ của các đơn vị, địa phương thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và khoảng 4.500 mét giá tài liệu của các cơ quan, đơn vị tạm gửi vào bảo quản theo chủ trương của UBND tỉnh.

Về hạ tầng CNTT, Kho lưu trữ số, hiện nay, Trung tâm đang phối hợp với các đơn vị có liên quan nghiên cứu các quy định về kho lưu trữ số, trong đó có Phần mềm quản lý dữ liệu điện tử để tiếp nhận tài liệu điện tử của các đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh.

Bên cạnh đó Ông Trần Võ Chí Cường cũng nhấn mạnh những khó khăn, vướng mắc, cũng như đề xuất, kiến nghị mà Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh đang gặp phải khi thực hiện các nhiệm vụ tại Văn bản số 414/BNV-VTLTNN của Bộ Nội vụ: khối tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn đã chỉnh lý của các đơn vị, địa phương, chưa đảm bảo chất lượng, cần phải được hiệu chỉnh, hoàn thiện theo quy định để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Do đó, hiện nay Trung tâm gặp nhiều khó khăn trong việc thu khối tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh này đảm bảo quy định của pháp luật và yêu cầu của Bộ trưởng Bộ Nội vụ tại Văn bản số 414/BNV-VTLTNN.

Số lượng cơ quan, tổ chức và khối tài liệu lưu trữ tồn đọng chưa được chỉnh lý hoàn chỉnh còn rất nhiều, đặc biệt là cấp huyện, cấp xã còn tồn đọng ở dạng rời lẻ, được bó lại thành từng bó hoặc bảo quản trong các bao tải, dưới chân cầu thang…; đồng thời, lực lượng viên chức của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh còn ít, không đảm bảo chia thành các tổ để đến trực tiếp từng đơn vị, địa phương để thống kê, niêm phong, xác nhận khối lượng, tình trạng toàn bộ tài liệu trên.

Sau khi hoàn thành sắp xếp tổ chức bộ máy (không còn cấp huyện) thì việc bố trí lực lượng bảo vệ trong khoảng thời gian chờ bàn giao khối tài liệu này cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau sắp xếp tổ chức bộ máy xử lý như thế nào, cơ quan trả lương... thuộc trách nhiệm cơ quan, tổ chức nào...

Ông Trần Võ Chí Cường- Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh báo cáo tại buổi làm việc)

Về phía Sở Xây dựng, Bà Nguyễn Thị Huyền Trinh – Phó Chánh Văn phòng Sở chia sẻ những khó khăn tại đơn vị sau khi 2 sở sáp nhập lại (Sở Giao Thông và vận tải cũ, Sở Xây dựng cũ), hiện nay có khoảng 1.760m hồ sơ chưa chỉnh lý hoàn chỉnh, một số kho chưa đảm bảo điều kiện lưu trữ (kệ, thiết bị PCCC, điều hòa…, nhiều hồ sơ chưa có hộp), do đó không đảm bảo an toàn trong việc lưu trữ và khó khăn trong việc quản lý, khai thác tài liệu.

Sở Xây dựng là đơn vị quản lý chuyên ngành về xây dựng do đó hồ sơ lưu trữ bản vẽ nhiều khổ giấy lớn (khổ giấy lớn A2, A1, A0) còn gặp khó khăn, do Sở Xây dựng chưa có thiết bị chuyên dụng.

Đối với khối lượng hồ sơ của Sở Xây dựng đã chỉnh lý, nhưng được bảo quản ở 02 phòng làm việc, chưa đủ kho lưu trữ, được trang bị giá kệ, việc tra cứu và sử dụng còn khó khăn…

( Bà Nguyễn Thị Huyền Trinh – Phó Chánh Văn phòng Sở Xây dựng báo cáo tại buổi làm việc)

Cuối cùng, về phía đại diện huyện Trảng Bom, Bà Đào Thị Trúc Lan, Phó trưởng phòng Nội vụ cũng bày tỏ sự khó khăn, vướng mắc khi tập kết tài liệu sau khi sáp nhập các đơn vị hành chính, số lượng tài liệu bó gói, chưa chỉnh lý còn nhiều; chưa lập danh mục hồ sơ tài liệu; các phòng, ban chưa bố trí kho để bảo quản hồ sơ, tài liệu…

 
( Bà Đào Thị Trúc Lan, Phó trưởng phòng Nội vụ huyện Trảng Bom báo cáo tại buổi làm việc)

Thay mặt lãnh đạo Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Phó Cục trưởng Trần Trung Kiên đánh giá cao những nỗ lực và kết quả mà tỉnh Đồng Nai đã đạt được trong công tác văn thư, lưu trữ thời gian qua. Đồng thời chia sẻ với tỉnh những khó khăn, vướng mắc, đặc biệt trong giai đoạn sắp xếp tổ chức bộ máy hiện nay.

Phó cục trưởng đã chia sẻ giải pháp với các đơn vị, trong đó ưu tiên tập trung cấp bách xử lý tài liệu sau sắp xếp; trình tự giải quyết đi từ cấp xã, huyện, tỉnh (yêu cầu công chức thống kê, lập danh mục hồ sơ…trên tinh thần nguyên trạng, không xử lý nghiệp vụ trong giai đoạn này để đảm bảo an toàn, không thất lạc tài liệu…đồng thời kêu gọi bộ phận quản lý nhà nước tăng cường tham mưu văn bản hướng dẫn, gắn trách nhiệm của các cá nhân, ngành …trong việc thực hiện nhiệm vụ. Chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IV hỗ trợ địa phương về mặt nghiệp vụ cũng như kinh nghiệm trong việc thu thập, chỉnh lý, sắp xếp tài liệu lưu trữ và các nghiệp vụ khác có liên quan đến lĩnh vực ngành.

(Phó Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Trần Trung Kiên giải đáp khó khăn, vướng mắc, hướng dẫn các đơn vị thực hiện tại buổi làm việc.)

Kết thúc buổi làm việc Ông Nguyễn Quốc Vũ – Phó Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Đồng Nai đã tiếp thu ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Cục, đồng thời nhấn mạnh vai trò quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt là dữ liệu lưu trữ là tài nguyên quý giá của quốc gia. Do đó, kêu gọi mỗi công chức, viên chức phải hành động mạnh mẽ, quyết liệt để đưa công tác này đi vào vào nề nếp, đạt hiệu quả cao /.

Tác giả bài tin: Nguyễn Thị Hương – Chuyên viên Phòng  CCHC&VTLT