(Phó Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Trần Trung Kiên

phát biểu tại Hội nghị )

Tại Đồng Nai, chủ trì điểm cầu là lãnh đạo Sở Nội vụ cùng với thành phần tham dự gồm Đại diện lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh; lãnh đạo Sở Khoa học và Công nghệ, lãnh đạo Trung tâm Khoa học và Công nghệ; lãnh đạo các sở, ban ngành và 01 chuyên viên văn thư, lưu trữ; lãnh đạo các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND tỉnh; Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh cùng với điểm cầu tại UBND cấp huyện, Chủ trì điểm cầu: Chủ tịch UBND cấp huyện, thành phần tham dự: Trưởng phòng các phòng chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND cấp huyện; chuyên viên làm công tác văn thư, lưu trữ các phòng, ban chuyên môn; Chủ tịch UBND cấp xã, công chức Văn phòng thống kê, người làm văn thư, lưu trữ với tổng số 979 đồng chí tham gia. 

(Toàn cảnh Hội nghị trực tuyến. Các đồng chí tham dự đang chú ý lắng nghe)

Hội nghị đã nghe tóm tắt 05 chuyên đề về công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy gồm: Tăng cường công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị và định hướng trong thời gian tới; Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ của các bộ ngành, địa phương và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân; nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ giấy; nghiệp vụ số hóa tài liệu lưu trữ giấy và giải đáp vướng mắc về công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị và tổ chức chính quyền địa phương hai cấp.

(Bà Vũ Thị Thanh Thủy – Phó trưởng phòng Quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trình bày nội dung Chuyên đề 3 – Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ giấy.)

Sau phần Hội nghị trực tuyến của Bộ Nội vụ, Ông Nguyễn Quốc Vũ – Phó giám đốc Sở Nội vụ đã triển khai một số nội dung trọng tâm Chỉ thị số 04/CT-UBND ngày 15/4/2025 của Chủ tịch UBND tỉnh về tăng cường công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW ngày 28/02/2025 của Bộ Chính trị cũng như Kế hoạch số 12/KH-SNV ngày 17/4/2025 của Sở Nội vụ về việc triển khai Chỉ thị  số 04/CT-UBND đối với điểm cầu 11 UBND cấp huyện.

( Ông Nguyễn Quốc Vũ- Phó Giám đốc Sở Nội vụ triển khai nội dung Chỉ thị số 04/CT-UBND và Kế hoạch Kế hoạch số 12/KH-SNV)

Ông Nguyễn Quốc Vũ nhấn mạnh nội dung của Chỉ thị yêu cầu toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung, thống nhất, an toàn theo từng phông lưu trữ; tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của cơ quan, tổ chức nào phải được thống kê, tập hợp theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó. Thực hiện việc đóng phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức kể từ ngày kết thúc hoạt động;  Người đứng đầu cơ quan, đơn vị, Chủ tịch UBND cấp huyện, cấp xã chịu trách nhiệm bảo đảm an toàn tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý theo quy định của pháp luật trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy cho đến khi tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu được bàn giao cho Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy. Khẩn trương nộp hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh quản lý; Chỉ đạo CBCCVC trực tiếp giải quyết công việc thống kê, đóng gói hồ sơ, tài liệu về các công việc đã hoàn thành và hồ sơ, tài liệu về các công việc chưa hoàn thành (lập danh mục công việc chưa hoàn thành của từng đơn vị); Giao đơn vị, cá nhân tổng hợp, lập danh mục những công việc chưa hoàn thành của cơ quan, tổ chức; có hồ sơ, tài liệu kèm theo đóng gói riêng biệt và tập kết nộp vào Lưu trữ cơ quan; Chỉ đạo Lưu trữ cơ quan thống kê, đóng gói tài liệu tại phòng, kho lưu trữ và hướng dẫn đơn vị, cá nhân thống kê, đóng gói hồ sơ, tài liệu chưa nộp vào phòng, kho lưu trữ; tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các đơn vị, cá nhân và tập kết về phòng, kho bảo quản tập trung. Cần lưu ý, tập hợp riêng và có ghi chú rõ ràng đối với hồ sơ, tài liệu về công việc chưa hoàn thành; Bố trí kho tàng, trang thiết bị, nhân lực cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu cho đến khi tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau sắp xếp tổ chức bộ máy; Việc bàn giao tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy được thực hiện đúng quy định của pháp luật lưu trữ về thẩm quyền quản lý…và nội dung trọng tâm của Kế hoạch số 12/Kh-SNV như: Thống kê lập danh mục hồ sơ, tài liệu; tập kết hồ sơ vào kho, phòng lưu trữ tập trung; bàn giao hồ sơ, tài liệu đồng thời  nhấn mạnh trách nhiệm chung của thủ trưởng các đơn vị, địa phương cũng như trưởng các phòng chuyên môn, chủ tịch UBND cấp xã.

(Toàn cảnh điểm cầu huyện Định Quán)

Kết thúc Hội nghị, Ông Nguyễn Quốc Vũ đã khảng định việc thống kê, bàn giao hồ sơ, tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy chính quyền địa phương 02 cấp là  nhiệm vụ quan trọng, có tính hệ thống và liên quan trực tiếp đến hiệu quả quản lý nhà nước sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy. Do đó đề nghị các đồng chí tham dự hội nghị quán triệt nghiêm túc Chỉ thị số 04/CT-UBND của Chủ tịch UBND tỉnh, triển khai đồng bộ, đúng thời gian, đúng quy trình theo Kế hoạch số 12/KH-SNV của Sở Nội vụ để đảm bảo tài liệu được bảo quản, bàn giao kịp thời, phục vụ tốt cho công tác quản lý, điều hành và tiếp nhận công việc tại các đơn vị mới./.

Tác giả bài tin: Nguyễn Thị Hương – Chuyên viên Phòng  CCHC&VTLT