​KIỂM TRA, HƯỚNG DẪN BÀN GIAO HỒ SƠ, TÀI LIỆU TRONG QUÁ TRÌNH SẮP XẾP TỔ CHỨC BỘ MÁY TẠI SỞ NÔNG NGHIỆP VÀ MÔI TRƯỜNG, THANH TRA TỈNH, SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

Thực hiện Quyết định số 688/QĐ-SNV ngày 30/4/2025 của Giám đốc Sở Nội vụ về việc thành lập Tổ công tác kiểm tra, hướng dẫn bàn giao hồ sơ, tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy các cấp trên địa bàn tỉnh Đồng Nai. Ngày 16/6/2025, Đoàn công tác đã tiến hành kiểm tra, hướng dẫn bàn giao hồ sơ, tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy tại Sở Nông nghiệp và Môi trường, Thanh tra tỉnh, Sở Khoa học và Công nghệ.

Để đảm bảo công tác văn thư, lưu trữ được thông suốt, liên tục, bảo đảm quản lý chặt chẽ, thống nhất, an toàn tài liệu và cơ sở dữ liệu của các cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính trong quá trình sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp; thu thập, bảo quản và bảo đảm việc bàn giao hồ sơ, tài liệu giữa các cơ quan, đơn vị khi thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy được đầy đủ, rõ ràng, minh bạch đúng quy định pháp luật về lưu trữ…,Đoàn đã tổ chức kiểm tra, hướng dẫn công tác bàn giao hồ sơ, tài
liệu tại các cơ quan, đơn vị nêu trên.

Tại buổi làm việc Đoàn đã tập trung kiểm tra công tác triển khai thực hiện Chỉ thị số 04/CT-UBND; hướng dẫn các nội dung theo Kế hoạch số 12/KHSNV; việc thống kê, lập Danh mục hồ sơ đã giải quyết xong/chưa xong; việc đóng gói tài liệu tại các phòng, ban chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc Sở, ban ngành và các đơn vị cấp tỉnh để bàn giao; Bố trí địa điểm tập kết, các trang thiết bị cần thiết để bàn giao hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị bảo đảm an toàn, an ninh trước, trong và sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy;

(Tổ công tác đang làm việc tại Sở Nông nghiệp và Môi trường)

Sở Nông nghiệp và Môi trường 09 phòng chuyên môn gồm: Văn phòng, Thanh tra, Phòng Kế hoạch Tài chính, Phòng Quy hoạch - khoáng sản, Phòng Môi trường, Phòng Đất đai, Phòng Phát triển nông thôn, Phòng Thủy lợi, Phòng trồng trọt; 02 Chi cục: Chi cục Chăn nuôi và thủy sản, Chi cục kiểm lâm và 09 đơn vị trực thuộc.

Qua kiểm tra xác suất, Đoàn ghi nhận tất cả các công chức thuộc các phòng nêu trên đều chưa thống kê lập danh mục hồ sơ bàn giao. Tại buổi làm việc Đoàn đã hướng dẫn chi tiết các bước kèm theo biểu mẫu giúp đơn vị tháo gỡ khó khăn vướng mắc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

(Tổ công tác đang hướng dẫn việc lập danh mục hồ sơ tại Phòng Phát triển nông thôn)

(Tổ công tác đang hướng dẫn nghiệp vụ tại Chi cục Chăn nuôi và Thú y)

Chiều cùng ngày, đã diễn ra buổi làm việc rất khẩn trương và nghiêm túc tại 02 đơn vị: Thanh tra tỉnh và Sở Khoa học và Công nghệ.

(Một số hình ảnh kiểm tra hướng dẫn tại Thanh tra tỉnh)

Thanh tra tỉnh có 03 phòng chuyên môn gồm: Văn phòng, Phòng Thanh tra, Phòng Xử lý đơn.Thanh tra tỉnh đang quản lý 168,3 mét hồ sơ, tài liệu tại Phòng kho lưu trữ; trong đó có 157 mét đã sắp xếp sơ bộ đã thống kê, lập mục lục tra cứu (từ năm 2024 trở về trước); ngoài ra, có 6,3 mét tài liệu kế toán đã sắp xếp sơ bộ giai đoạn 2017-2023 nhưng chưa lập danh mục; 05 mét rời lẻ, chưa chỉnh lý từ năm 2015 trở về trước. Qua kiểm tra xác suất tại các phòng chuyên môn, Đoàn ghi nhận: công chức thuộc Văn phòng và Phòng xử lý đơn đang thống kê, lập danh mục hồ sơ, tài liệu. Riêng phòng Phòng chống tham nhũng: 5/5 công chức đã lập danh mục hồ sơ, tài liệu (tuy nhiên danh mục hồ sơ, tài liệu theo lĩnh vực phụ trách gộp chung nhiều năm, chưa hệ thống theo từng năm).

Tại buổi làm việc Đoàn công tác đề nghị đơn vị sau khi thống kê, lập danh mục hồ sơ, tài liệu đã xử lý xong và chưa xong thì thực hiện đóng thùng cartoon để vận chuyển qua Trụ sở mới tránh tình trạng hư hỏng, thất lạc hồ sơ, tài liệu.​

(Một số hình ảnh tài liệu tại kho Lưu trữ của Sở Khoa học và Công nghệ)

Việc kiểm tra, hướng dẫn công tác sắp xếp, bàn giao hồ sơ tài liệu nhằm giúp cơ quan tháo gỡ khó khăn vướng mắc, đồng thời chấn chỉnh những sai sót giúp các đơn vị thực hiện đúng theo quy định của pháp luật. Tại các buổi làm việc, tổ công tác Sở Nội vụ đã khẳng định việc thống kê, bàn giao hồ sơ, tài liệu là nhiệm vụ quan trọng, có tính hệ thống và liên quan trực tiếp đến hiệu quả quản lý nhà nước sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy. Do đó, đề nghị các đồng chí thực hiện nghiêm túc Chỉ thị số 04/CT-UBND của Chủ tịch UBND tỉnh, đồng bộ, đúng thời gian, đúng quy trình, biểu mẫu và tiến độ để đảm bảo tài liệu được bảo quản, bàn giao kịp thời, phục vụ tốt cho công tác quản lý, điều hành và tiếp nhận công việc tại các đơn vị mới./.

Tác giả bài tin: Nguyễn Thị Hương – Chuyên viên Phòng  CCHC&VTLT