​KIỂM TRA, HƯỚNG DẪN BÀN GIAO HỒ SƠ, TÀI LIỆU TRONG QUÁ TRÌNH SẮP XẾP TỔ CHỨC BỘ MÁY TẠI SỞ Y TẾ, SỞ TÀI CHÍNH, TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN QUỸ ĐẤT TỈNH VÀ BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG TỈNH

Thực hiện Quyết định số 688/QĐ-SNV ngày 30/4/2025 của Giám đốc Sở Nội vụ về việc thành lập Tổ công tác kiểm tra, hướng dẫn bàn giao hồ sơ, tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy các cấp trên địa bàn tỉnh Đồng Nai. Ngày 17/6/2025, Đoàn công tác đã tiến hành kiểm tra, hướng dẫn bàn giao hồ sơ, tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy tại Sở Y tế, Sở Tài chính, Trung tâm phát triển quỹ đất tỉnh và Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng tỉnh.

Để đảm bảo công tác văn thư, lưu trữ được thông suốt, liên tục, bảo đảm quản lý chặt chẽ, thống nhất, an toàn tài liệu và cơ sở dữ liệu của các cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính trong quá trình sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp; thu thập, bảo quản và bảo đảm việc bàn giao hồ sơ, tài liệu giữa các cơ quan, đơn vị khi thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy được đầy đủ, rõ ràng, minh bạch đúng quy định pháp luật về lưu trữ…,Đoàn đã tổ chức kiểm tra, hướng dẫn công tác bàn giao hồ sơ, tài liệu tại các cơ quan, đơn vị nêu trên.

Tại buổi làm việc Đoàn đã tập trung kiểm tra công tác triển khai thực hiện Chỉ thị số 04/CT-UBND; hướng dẫn các nội dung theo Kế hoạch số 12/KHSNV; việc thống kê, lập Danh mục hồ sơ đã giải quyết xong/chưa xong; việc đóng gói tài liệu tại các phòng, ban chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc Sở, ban ngành và các đơn vị cấp tỉnh để bàn giao; Bố trí địa điểm tập kết, các trang thiết bị cần thiết để bàn giao hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị bảo đảm an toàn, an ninh trước, trong và sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy;

(Tổ công tác đang làm việc tại Sở Y tế)

Sở Y tế 07 phòng chuyên môn gồm: Văn phòng, Phòng Thanh tra, Phòng Kế hoạch - Tài chính, Phòng Nghiệp vụ, Phòng Dân số, Phòng An toàn thực phẩm, Phòng chính sách xã hội; 25 đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc.

Qua kiểm tra xác suất, Đoàn ghi nhận tất cả các công chức thuộc các phòng nêu trên đều đang thống kê lập danh mục hồ sơ bàn giao. Tại buổi làm việc Đoàn đã hướng dẫn chi tiết các bước kèm theo biểu mẫu giúp đơn vị tháo gỡ khó khăn vướng mắc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Đồng thời đề nghị Sở Y tế đôn đốc công chức các phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc thực hiện thống kê hồ sơ, tài liệu bàn giao; đối với Phòng Thanh tra đề nghị khẩn trương đôn đốc công chức thống kê hồ sơ, tài liệu bàn giao trước khi chuyển công tác về Thanh tra tỉnh.

(Tổ công tác đang hướng dẫn việc lập danh Mục hồ sơ tại Phòng Dân số)

Tiếp theo, Đoàn đã tiến hành kiểm tra, hướng dẫn việc thống kê, lập danh mục bàn giao hồ sơ, tài liệu tại Sở Tài chính.

(Tổ công tác đang hướng dẫn nghiệp vụ tại Sở Tài chính)

Qua kiểm tra xác suất 3/10 phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc; Đoàn ghi nhận: công chức các phòng đã lập danh mục nhưng chưa đúng theo biểu mẫu số 01 Phụ lục 3 Kế hoạch số 12/KH-SNV; chưa thể hiện nội dung tiêu đề hồ sơ. Đối với khối hồ sơ, tài liệu từ tháng 3/2025 đến nay, công chức các phòng chuyên môn đang thống kê, lập danh mục hồ sơ bàn giao.

Chiều cùng ngày, đã diễn ra buổi làm việc rất khẩn trương và nghiêm túc tại 02 đơn vị: Trung tâm Phát triển quỹ đất tỉnh và Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng tỉnh.

(Hình ảnh buổi làm việc tại Trung tâm Phát triển quỹ đất tỉnh)

Qua kết quả kiểm tra, Đoàn đã đề nghị Trung tâm Phát triển quỹ đất đôn đốc viên chức các phòng chuyên môn thực hiện rà soát, thống kê khối tài liệu Trung tâm phát triển Quỹ đất trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường (cũ); Ban Quản lý dự án bồi thường, giải phóng mặt bằng và hỗ trợ tái định cư (cũ) để bàn giao, quản lý thống nhất; đôn đốc viên chức các phòng chuyên môn thực hiện thống kê, lập danh mục hồ sơ, tài liệu theo lĩnh vực phụ trách và hồ sơ được tiếp nhận từ các phòng, đơn vị cũ theo đúng biểu mẫu tại Phụ lục 3 Kế hoạch số 12/KH-SNV để bàn giao.

5(Hình ảnh hồ sơ tài liệu tại Phòng Tài chính – Kế hoạch, Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng tỉnh).

Việc kiểm tra, hướng dẫn công tác sắp xếp, bàn giao hồ sơ tài liệu nhằm giúp cơ quan tháo gỡ khó khăn vướng mắc, đồng thời chấn chỉnh những sai sót giúp các đơn vị thực hiện đúng theo quy định của pháp luật. Tại các buổi làm việc, tổ công tác Sở Nội vụ đã khẳng định việc thống kê, bàn giao hồ sơ, tài liệu là nhiệm vụ quan trọng, có tính hệ thống và liên quan trực tiếp đến hiệu quả quản lý nhà nước sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy. Do đó, đề nghị các đồng chí thực hiện nghiêm túc Chỉ thị số 04/CT-UBND của Chủ tịch UBND tỉnh, đồng bộ, đúng thời gian, đúng quy trình, biểu mẫu và tiến độ để đảm bảo tài liệu được bảo quản, bàn giao kịp thời, phục vụ tốt cho công tác quản lý, điều hành và tiếp nhận công việc tại các đơn vị mới./.

Tác giả bài tin: Nguyễn Thị Hương – Chuyên viên Phòng  CCHC&VTLT