Thực hiện Quyết định số 688/QĐ-SNV ngày 30/4/2025 của Giám đốc Sở Nội vụ về việc thành lập Tổ công tác kiểm tra, hướng dẫn bàn giao hồ sơ, tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy các cấp trên địa bàn tỉnh Đồng Nai. Ngày 18/6/2025, Đoàn công tác đã tiến hành kiểm tra, hướng dẫn bàn giao hồ sơ, tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy tại Trường Cao đẳng Y tế; Đài phát thanh truyền hình; Trường Cao đẳng kỹ thuật Đồng Nai; Nhà xuất bản Đồng Nai.

Để đảm bảo công tác văn thư, lưu trữ được thông suốt, liên tục, bảo đảm quản lý chặt chẽ, thống nhất, an toàn tài liệu và cơ sở dữ liệu của các cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính trong quá trình sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp; thu thập, bảo quản và bảo đảm việc bàn giao hồ sơ, tài liệu giữa các cơ quan, đơn vị khi thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy được đầy đủ, rõ ràng, minh bạch đúng quy định pháp luật về lưu trữ…,Đoàn đã tổ chức kiểm tra, hướng dẫn công tác bàn giao hồ sơ, tài
liệu tại các cơ quan, đơn vị nêu trên.

Tại buổi làm việc Đoàn đã tập trung kiểm tra công tác triển khai thực hiện Chỉ thị số 04/CT-UBND; hướng dẫn các nội dung theo Kế hoạch số 12/KHSNV; việc thống kê, lập Danh mục hồ sơ đã giải quyết xong/chưa xong; việc đóng gói tài liệu tại các phòng, ban chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc Sở, ban ngành và các đơn vị cấp tỉnh để bàn giao; Bố trí địa điểm tập kết, các trang thiết bị cần thiết để bàn giao hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị bảo đảm an toàn, an ninh trước, trong và sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy;

(Tổ công tác đang làm việc tại Trường Cao đẳng Y tế)

Trường Cao đẳng Y tế  03 phòng chuyên môn, 02 khoa gồm: Phòng Hành chính - Tổng hợp; Phòng Quản lý đào tạo và đảm bảo chất lượng; Phòng công tác chính trị, học sinh, sinh viên; Khoa Điều dưỡng; Khoa Y dược khoa học cơ bản.

Qua kiểm tra xác suất, Đoàn ghi nhận: Tất cả viên chức thuộc các phòng ban chuyên môn và các Khoa đều đã thống kê, lập danh mục hồ sơ bàn giao. Tuy nhiên, khoa Y dược khoa học cơ bản xác định thời hạn bảo quản chưa chính xác; chưa ghi tên người lập hồ sơ. Đoàn công tác đã kiểm tra, hướng dẫn đơn vị thực hiện đúng quy định của pháp luật về lưu trữ.

(Tổ công tác đang hướng dẫn việc lập danh mục hồ sơ tại Khoa Điều dưỡng)

Tiếp theo, Đoàn đã tiến hành kiểm tra, hướng dẫn việc thống kê, lập danh mục bàn giao hồ sơ, tài liệu tại Đài phát thanh truyền hình Đồng Nai.

(Tổ công tác đang hướng dẫn nghiệp vụ tại Đài phát thanh truyền hình Đồng Nai)

Đài Phát thanh và Truyền hình Đồng Nai có 05 phòng chuyên môn gồm: Phòng Tổ chức Hành chính - Kế hoạch tài vụ; Phòng Thể thao giải trí; Phòng Kỹ thuật sản xuất chương trình; Phòng Thời sự; Phòng Chuyên đề. Tại Phòng Hành chính - Kế hoạch tài vụ: 8/18 viên chức đang thống kê, lập danh mục hồ sơ, tài liệu. Đối với các phòng chuyên môn còn lại chủ yếu lưu file ghi âm, ghi hình theo chức năng, nhiệm vụ được giao, không có tài liệu giấy.

Chiều cùng ngày, đã diễn ra buổi làm việc rất khẩn trương và nghiêm túc tại 02 đơn vị: Trường Cao đẳng kỹ thuật Đồng Nai và Nhà xuất bản.

(Hình ảnh buổi làm việc tại Trường Cao đẳng kỹ thuật Đồng Nai)

Hiện nay, đơn vị đang bảo quản 170 mét hồ sơ, tài liệu sắp xếp theo lĩnh vực được phân công giai đoạn từ năm 1975 đến nay (đang lưu giữ tại kho lưu trữ tạm và phòng làm việc của viên chức). Qua kiểm tra xác suất, Đoàn ghi nhận: Phòng Hành chính - Tổng hợp đã thống kê, lập danh mục hồ sơ bàn giao; Phòng Đào tạo đang thống kê, lập danh mục hồ sơ bàn giao; Khoa cơ bản các viên chức chưa thống kê, lập danh mục hồ sơ bàn giao. Đoàn đã đề nghị viên chức các phòng chuyên môn thực hiện rà soát, thống kê khối tài liệu theo biểu mẫu Kế hoạch số 12/KH-SNV.

(Hình ảnh đoàn công tác hướng dẫn nghiệp vụ tại Nhà xuất bản Đồng Nai)

( Kho Lưu trữ tài liệu Nhà xuất bản Đồng Nai)

Việc kiểm tra, hướng dẫn công tác sắp xếp, bàn giao hồ sơ tài liệu nhằm giúp cơ quan tháo gỡ khó khăn vướng mắc, đồng thời chấn chỉnh những sai sót giúp các đơn vị thực hiện đúng theo quy định của pháp luật. Tại các buổi làm việc, tổ công tác Sở Nội vụ đã khẳng định việc thống kê, bàn giao hồ sơ, tài liệu là nhiệm vụ quan trọng, có tính hệ thống và liên quan trực tiếp đến hiệu quả quản lý nhà nước sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy. Do đó, đề nghị các đồng chí thực hiện nghiêm túc Chỉ thị số 04/CT-UBND của Chủ tịch UBND tỉnh, đồng bộ, đúng thời gian, đúng quy trình, biểu mẫu và tiến độ để đảm bảo tài liệu được bảo quản, bàn giao kịp thời, phục vụ tốt cho công tác quản lý, điều hành và tiếp nhận công việc tại các đơn vị mới./.