​KIỂM TRA, HƯỚNG DẪN BÀN GIAO HỒ SƠ, TÀI LIỆU TRONG QUÁ TRÌNH SẮP XẾP TỔ CHỨC BỘ MÁY TẠI KHU BẢO TỒN THIÊN NHIÊN VĂN HÓA ĐỒNG NAI  

Thực hiện Quyết định số 688/QĐ-SNV ngày 30/4/2025 của Giám đốc Sở Nội vụ về việc thành lập Tổ công tác kiểm tra, hướng dẫn bàn giao hồ sơ, tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy các cấp trên địa bàn tỉnh Đồng Nai. Ngày 20/6/2025, Đoàn công tác đã tiến hành kiểm tra, hướng dẫn bàn giao hồ sơ, tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy tại Khu Bảo tồn thiên nhiên Văn hóa Đồng Nai.

Để đảm bảo công tác văn thư, lưu trữ được thông suốt, liên tục, bảo đảm quản lý chặt chẽ, thống nhất, an toàn tài liệu và cơ sở dữ liệu của các cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính trong quá trình sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp; thu thập, bảo quản và bảo đảm việc bàn giao hồ sơ, tài liệu giữa các cơ quan, đơn vị khi thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy được đầy đủ, rõ ràng, minh bạch đúng quy định pháp luật về lưu trữ…,Đoàn đã tổ chức kiểm tra, hướng dẫn công tác bàn giao hồ sơ, tài
liệu tại đơn vị nêu trên.

Tại buổi làm việc Đoàn đã tập trung kiểm tra công tác triển khai thực hiện Chỉ thị số 04/CT-UBND; hướng dẫn các nội dung theo Kế hoạch số 12/KHSNV; việc thống kê, lập Danh mục hồ sơ đã giải quyết xong/chưa xong; việc đóng gói tài liệu tại các phòng, ban chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc Khu Bảo tồn để bàn giao; Bố trí địa điểm tập kết, các trang thiết bị cần thiết để bàn giao hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị bảo đảm an toàn, an ninh trước, trong và sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy;

(Tổ công tác đang làm việc tại Khu Bảo tồn thiên nhiên Văn hóa Đồng Nai)

Khu Bảo tồn Thiên nhiên - Văn hoá Đồng Nai có 06 phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc, gồm: Phòng Tổ chức - Hành chính; Phòng Kế hoạch - Tài chính; Phòng Kỹ thuật lâm sinh và đất đai; Phòng Bảo tồn thiên nhiên và hợp tác; Trung tâm sinh thái - Văn hoá - Lịch sử chiến khu D; Hạt Kiểm lâm.

Hiện nay Khu Bảo tồn Thiên nhiên - Văn hoá Đồng Nai đang bảo quản 232 mét hồ sơ, tài liệu; trong đó có khoảng 99 mét chỉnh lý hoàn chỉnh và 23 mét tài liệu (đã xác định tài liệu loại trong quá trình chỉnh lý) từ năm 2015 trở về trước; khoảng  110 mét đã sắp xếp sơ bộ nhưng chưa lập danh mục từ năm 2016 đến nay đang bảo quản tại phòng làm việc, kho tạm của đơn vị.

Qua kiểm tra xác suất, Đoàn ghi nhận: Nhìn chung, đa số các viên chức thuộc các phòng chuyên môn chưa thống kê, lập danh mục hồ sơ bàn giao; có một số viên chức đã lập danh mục và sắp xếp hồ sơ nhưng chưa đúng theo quy định (còn gộp chung các năm; một số phòng lập danh mục hồ sơ chung của viên chức); Tại buổi làm việc Tổ công tác đã hướng dẫn cụ thể các viên chức cách thống kê, sắp xếp hồ sơ tài liệu phục vụ công tác bàn giao, đồng thời tháo gỡ những khó khăn vướng mắc giúp đơn vị thực hiện đúng theo quy định của pháp luật về lưu trữ;

(Tổ công tác đang hướng dẫn việc lập danh mục hồ sơ tại Phòng Tài chính Kế hoạch)

Tiếp theo, Đoàn đã tiến hành kiểm tra, hướng dẫn việc thống kê, lập danh mục bàn giao hồ sơ, tài liệu tại Phòng Kỹ thuật lâm sinh và đất đai.

(Tổ công tác đang hướng dẫn nghiệp vụ tại Phòng Kỹ thuật lâm sinh và Đất đai)

Ngoài ra, buổi làm việc đã diễn ra rất khẩn trương và nghiêm túc tại 03 phòng chuyên môn:  Phòng Bảo tồn thiên nhiên và Hợp tác; Hạt kiểm lâm; Phòng Tổ chức hành chính;

(Hình ảnh buổi làm việc tại Phòng Bảo tồn thiên nhiên và Hợp tác)

Phòng Bảo tồn thiên nhiên và hợp tác: 5/10 viên chức chưa lập danh mục hồ sơ cá nhân theo lĩnh vực được phân công, chỉ lập danh mục hồ sơ chung của phòng (5 viên chức còn lại không phát sinh hồ sơ).

(Tổ công tác đang hướng dẫn nghiệp vụ tại Hạt Kiểm lâm)

(Hình ảnh buổi làm việc tại Phòng Tổ chức và Hành chính)

Phòng Tổ chức - Hành chính: 3/8 viên chức đã thống kê, lập danh mục hồ sơ bàn giao; tuy nhiên viên chức lập danh mục và sắp xếp hồ sơ còn gộp chung các năm. Đoàn đã đề nghị viên chức các phòng chuyên môn thực hiện rà soát, thống kê khối tài liệu theo biểu mẫu Kế hoạch số 12/KH-SNV.

( Kho Lưu trữ tài liệu Khu Bảo tồn thiên nhiên Văn hóa Đồng Nai)

Việc kiểm tra, hướng dẫn công tác sắp xếp, bàn giao hồ sơ tài liệu nhằm giúp cơ quan tháo gỡ khó khăn vướng mắc, đồng thời chấn chỉnh những sai sót giúp các đơn vị thực hiện đúng theo quy định của pháp luật. Tại buổi làm việc, tổ công tác Sở Nội vụ đã khẳng định việc thống kê, bàn giao hồ sơ, tài liệu là nhiệm vụ quan trọng, có tính hệ thống và liên quan trực tiếp đến hiệu quả quản lý nhà nước sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy. Do đó, đề nghị các đồng chí thực hiện nghiêm túc Chỉ thị số 04/CT-UBND của Chủ tịch UBND tỉnh, đồng bộ, đúng thời gian, đúng quy trình, biểu mẫu và tiến độ để đảm bảo tài liệu được bảo quản, bàn giao kịp thời, phục vụ tốt cho công tác quản lý, điều hành và tiếp nhận công việc tại các đơn vị mới./.

Tác giả bài tin: Nguyễn Thị Hương – Chuyên viên Phòng  CCHC&VTLT