HƯỚNG
DẪN
LƯU
TRỮ HỒ SƠ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH ĐIỆN TỬ
Ngày 31/08/2023, Bộ Nội
vụ ban hành Thông tư 13/2023/TT-BNV nhằm
hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử, trong đó quy định cụ thể
thành phần hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu, việc định dạng hồ sơ thủ
tục hành chính điện tử khi nộp lưu và trách nhiệm lưu trữ hồ sơ thủ tục hành
chính điện tử:
1. Trách nhiệm lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện
tử
Trách
nhiệm lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được quy định tại Điều 9 Thông tư 13/2023/TT-BNV như
sau:
-
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có
trách nhiệm áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc lập hồ sơ,
thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.
-
Người giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính điện tử có trách nhiệm lập và giao
nộp hồ sơ thủ tục hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ quan đúng quy định.
-
Người làm lưu trữ có trách nhiệm:
+ Giúp
người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính
điện tử.
+ Thu
thập, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng hồ sơ
thủ tục hành chính điện tử.
+ Giao
nộp hồ sơ thủ tục hành chính điện tử có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh
mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.
+ Tổ
chức hủy hồ sơ thủ tục hành chính điện tử hết giá trị theo quy định của pháp
luật và theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
2. Thành phần hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu
Cụ thể tại Điều 3 Thông
tư số 13/2023/TT-BNV quy định về thành phần hồ sơ thủ tục hành chính điện tử bao gồm các
tài liệu sau:
- Tài
liệu số hóa từ giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp để thực hiện
thủ tục hành chính quy định tại Điều 4 Thông tư 01/2023/TT-VPCP quy
định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải
quyết thủ tục hành chính và thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện
tử.
- Tài
liệu điện tử do cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp qua Cổng Dịch vụ công quốc gia,
Cổng Dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh và tài liệu điện tử hình thành trong quá
trình giải quyết thủ tục hành chính tại cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
- Dữ
liệu đặc tả của tài liệu điện tử quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 3 Thông tư 13/2023/TT-BNV và
ý kiến của các cá nhân trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính trên Hệ
thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh (nếu có).
(Điều
3 Thông tư 13/2023/TT-BNV)
3. Định dạng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu
Căn cứ tại Điều 4 Thông
tư số 13/2023/TT-BNV hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu được định dạng như sau:
- Đối
với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được số hoá tại cơ quan, tổ chức tiếp nhận
hồ sơ hoặc được tiếp nhận trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch
vụ công cấp bộ, cấp tỉnh thực hiện theo quy định tại Điều 8 Thông tư 01/2023/TT-VPCP.
- Đối
với hồ sơ thủ tục hành chính được tạo lập điện tử:
+ Tài
liệu hành chính: định dạng .PDF, phiên bản 1.4 trở lên; tài liệu do cơ quan, tổ
chức ban hành bảo đảm thực hiện theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về
công tác văn thư; tài liệu của cá nhân, doanh nghiệp phải được ký số theo quy
định của pháp luật về giao dịch điện tử.
+ Tài
liệu khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành.
- Cấu
trúc và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối của Hệ thống thông tin giải
quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh thực hiện theo quy định tại Thông tư 18/2019/TT-BTTTT ban
hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc, định dạng dữ liệu gói tin phục vụ
kết nối Cổng Dịch vụ công quốc gia với Cổng Dịch vụ công, Hệ thống thông tin
một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh và các cơ sở dữ liệu quốc gia, chuyên ngành.
- Mã
hồ sơ lưu trữ thủ tục hành chính điện tử được thực hiện theo quy định tại Điều
26 Nghị định 61/2018/NĐ-CP về
thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành
chính.
+ Mã
định danh của cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận thủ tục hành chính.
+
Ngày, tháng, năm, tiếp nhận.
+ Số
thứ tự hồ sơ tiếp nhận trong ngày.
- Cấu
trúc mã định danh cơ quan, tổ chức thực hiện theo quy định tại Quyết định 20/2020/QĐ-TTg về
mã định danh điện tử của các cơ quan, tổ chức phục vụ kết nối, chia sẻ dữ liệu
với các bộ, ngành, địa phương.
4. Nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính
điện tử vào Lưu trữ cơ quan
Tại Điều 5 Thông
tư số 13/2023/TT-BNV quy định việc nộp hồ sơ thủ tục hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ
quan như sau:
- Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu vào Lưu trữ cơ
quan phải đúng thành phần, cấu trúc, định dạng theo quy định tại Thông
tư số 13/2023/TT-BNV và Điều 7 Nghị
định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định
chi tiết thi hành một số điều của Luật
Lưu trữ 2011.
- Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được nộp lưu vào Lưu
trữ cơ quan trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.
- Mã hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu được giữ
nguyên theo quy định tại khoản 4 Điều 4 Thông
tư số 13/2023/TT-BNV và bảo đảm tính duy nhất trong Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của
Lưu trữ cơ quan.
- Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được nộp lưu vào Lưu
trữ cơ quan trên cơ sở kết nối giữa Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành
chính cấp bộ, cấp tỉnh và Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
Thông tư 13/2023/TT-BNV có
hiệu lực từ ngày 15/10/2023.
1. TT 13.2023 cua BNV ve Luu tru.pdf
Mạc Thị Hợp – Chuyên viên Văn phòng Sở