Bước 1: Chậm nhất là 20 ngày trước ngày tổ chức hội nghị, tổ chức tôn giáo, tổ chức tôn giáo trực thuộc có địa bàn hoạt động tôn giáo ở nhiều huyện thuộc một tỉnh có trách nhiệm gửi văn bản thông báo về việc tổ chức hội nghị thường niên đến Sở Nội vụ.
Bước 2: Sở Nội vụ xem xét, tiếp nhận văn bản thông báo, trường hợp văn bản thông báo chưa đầy đủ, hợp lệ, Sở Nội vụ hướng dẫn trực tiếp hoặc thông báo qua thư điện tử, tin nhắn điện thoại hoặc văn bản cho tổ chức để bổ sung, hoàn thiện. Trường hợp từ chối tiếp nhận phải nêu rõ lý do.